Do inglês ECM (Enterprise Content Management) ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) trata-se de softwares de administração, que foram potencializados com o avanço da tecnologia de armazenamento de dados via nuvem, tendo por objetivo gerar, processar, armazenar, compartilhas e recuperar informações a partir de um banco digital de dados. A partir desses objetivos é assegurado o acesso aos documentos de forma mais prática e com menor custo, através de ações automatizadas mitigando falhas.
Ao realizar uma atividade diversos documentos são emitidos, sejam através de e-mails, contratos, recibos, análises, listas e entre outros.
Você já parou para pensar em como o armazenamento busca e valida as informações que impactam diretamente nos resultados obtidos pelas empresas? Como os prazos são afetados diretamente pela organização dessas informações?
Seja na construção civil ou em qualquer outra área, a má gestão de informações geradas todos os dias impactam diretamente nos ganhos finais, gerando depreciação do fluxo de trabalho e até mesmo altos custos não previstos. Administrar a forma com que tais informações devem ser armazenadas, categorizadas, filtradas e até mesmo priorizadas não é tarefas fácil, representando um dos principais desafios enfrentados por gestores de departamentos de baixa, média e alta complexidade.
Diversas estratégias são traçadas com o objetivo de amenizar e até mesmo sanar tais dificuldades, é por isso que grandes feitos vêm sendo realizados através da utilização da tecnologia realizando o processamento e gerenciamento dos documentos emitidos em diversas fases do ciclo de vida de uma construção e na própria gestão da empresa.
Todas as informações passam a estar disponíveis a um clique, ou seja, passam do meio físico para o meio digital, resultando em maior economia de papel, espaço de armazenamento e tempo. Para que o GED seja implantado de forma eficiente, é necessário a que os softwares sejam compatíveis com os mais variados formatos digitais, tais como áudios, imagem, PDF e tantos outros. Desta forma será possível realizar consultas e controles de dados garantindo agilidade nos processos, nas informações passadas e na verificação de dados.
Com isso torna-se essencial a utilização deste tipo de gestão em todas esferas da AECO (Arquitetura, Engenharia, Construção e Operações), principalmente considerando a dinâmica de atualizações de dados envolvendo um empreendimento perante a construtora, por exemplo.
A adoração de processos bem definidos e práticas controladas para o desenvolvimento, verificação, liberação e acessos as informações fazem com que se obtenha total controle dos documentos da construção, logo da construção como um todo.
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
Antes de achar que a tecnologia da informação irá resolver todos os problemas na gestão de documentos é necessário compreender que antes dos novos processos e práticas será essencial entender de forma crítica as necessidades e prioridades a serem resolvidas, pois trata-se de uma transição que demanda alto conhecidos do fluxo de trabalho atual para chegar a um fluxo de trabalha ideal, com padrões eficientes e eficazes sendo aplicados em todas as fases do fluxo de trabalho e áreas da empresa com seus respectivos parceiros, fazendo uso de processos automatizados, reduzindo demandas manuais e tornando as ações mais precisas.
Todas essas ações devem ser assistidas e entendidas juntamente com a equipe contratada para o desenvolvimento do sistema. Nesta integração entre a empresa contratada para implantação e entre a contratante são discutidas novas metodologias de organização, nova forma de realizar o planejamento interno, planejamento de projetos e gestão de todas as demandas externas, resultando em um Plano de Implantação que delineará todas as etapas de transição, respondendo perguntas como essas: “como e quando o sistema piloto será implantado”, “quais áreas iniciaram o processo e quais seram incluidas em cada nova fase de implantação” e “ quais serão os resultados obtidos em cada fase”. Após a estruturação do plano a implantação é iniciada.
É por isso é necessário realizar constantes adequações dos processos, sendo essencial a participação da equipe como um todo e ainda a presença de um responsável pelo GED na empresa, que ficará encarregado por realizar a gestão dos processos, atualização e melhoria das atividades de gerenciamento.
POR QUE UTILIZAR O GED?
Ao final desse processo a empresa passará a ter:
- Rotinas administrativas facilitadas: recebimento automatizados através da nomenclatura padronizada até o compartilhamento de dados;
- Otimização dos processos: tornando-os mais práticos, precisos e seguros (mitigando falhas manuais);
- Controle de processos: maior domínio sobre as ações em desenvolvimentos, seus respectivos responsáveis e controle de acesso, assegurando a proteção de informações sigilosas – além de manter as versões de cada documento e projeto registradas de forma automatizada;
- Diminuição de gastos: ao reduzir a utilização de papel, espaço e esforço manual;
- Redução de retrabalho e ganho de produtividade: ao realizar processos bem definidos a equipe passa a ter mais tempo para atividades mais lucrativas;
- Mais responsabilidade ambiental: com a redução de papel, a quantidade de lixo produzido em decorrência de seus processos internos também será reduzida.
GED + BIM?
O GED (Gerenciamento Eletrônico de Dados) está diretamente relacionado na forma com que as empresas realizam seus processos internos, sua forma de contratação de mão de obra, materiais e tanto outros serviços e ações que envolvem a gestão empresarial. A realização de projetos em BIM está diretamente relacionada com esse tipo de sistema, mesmo que não sejam desenvolvidos para fins projetais e de compatibilização, pois será a partir dele que os padrões BIM serão desenvolvidos e aplicados desde o Plano de Execução BIM (PEB) como o uso do BIM Mandate e EAP da construtora, sendo seguidos tanto para o desenvolvimento de projetos complementares como os desenvolvidos pela própria equipe interna.
Para gestão de projeto em BIM é utilizado sistemas CDE (Commom Data Environment – Ambiente Comum De Dados) onde os arquivos são hospedados e gerenciados os modelos desenvolvidos no BIM3D, BIM4D, BIM5D, BIM6D e BIM7D nos softwares de modelagem BIM Revit, Archicad, Vectorworks e Sketchup por exemplo de maneira nativa ou até mesmo através do IFC (Formato BIM). Existem diversas plataformas para utilização como ou parte de um CDE como é o caso do Trimble Connect, BIMSync, BIM 360, Navisworks, Solibri entre diversos outros.
CONCLUSÃO:
Nós da SPBIM entendemos que a utilização softwares de gestão de Gerenciamento Eletrônico de Dados é de suma importância para o desenvolvimento e credibilidade de uma empresa, tendo interferências diretas no relacionamento entre parceiros e resultado finais de projetos em BIM.
A partir deste ano será importante devido ao incentivo do Decreto BIM onde serão fomentados o BIM e pensar em sistemas de Gerenciamento Eletrônicos de Dados será relevante na democracia do BIM para o nosso país.